Cererea pentru dispoziţia de deplasare în strănătate se depune la Departamentul de Relaţii Internaţionale cu minim 30 zile anterior începerii deplasării, împreună cu documente justificative privind deplasarea (invitaţie, programul conferinţei, e-mail de confirmare, etc) şi primeşte un număr de înregistrare în acest sens. La momentul depunerii Cererii la DRI aceasta va include semnăturile directorului de departament, decanului şi directorului de proiect (dacă e cazul). În cazuri excepţionale, Cererea pentru dispoziţia de deplasare poate fi depusă cu minim 10 zile anterior începerii deplasării. Aceste cazuri sunt:

1. Deplasări ale căror costuri vor fi suportate complet de către solicitant, din fonduri personale, sau de către o terţă parte, nefiind implicate fonduri gestionate de către UVT.
2. Deplasări ale căror confirmări de realizare au fost primite cu mai puţin de 30 de zile înaintea începerii lor, bine justificate cu documente suplimentare şi având recomandarea suplimentară din partea responsabilului sursei de finanţare.

La întoarcerea din deplasarea internațională solicitantul are la dispoziţie 10 zile pentru a:

• Depune la DRI un raport de activitate (Anexa 2) obligatoriu, privind activităţile întreprinse pe parcursul deplasării. Omiterea depunerii acestui raport la DRI în termen de 10 zile va atrage penalizări la realizarea decontului. După depunerea acestui raport va primi pe loc o adeverinţă în acest sens, care urmează să fie utilizată pentru a realiza decontarea;
• Realiza decontarea cheltuielilor la Departamentul Economico-Financiar (doar împreună cu adeverinţa eliberată de DRI) şi, dacă e cazul, la responsabilul financiar al proiectului din care se susţine deplasarea sau la Biroul Erasmus+ (în cazul deplasărilor realizate în vederea realizării de mobilităţi finanţate prin proiecte implementate de UVT în acest sens- Erasmus+, etc), conform legislaţiei în vigoare.

Notă: În cazul solicitanților/titularilor (cu excepția studenților) care au beneficiat de avans, termenul de depunere a raportului și realizare a decontului este de 3 zile lucrătoare de la data întoarcerii, exclusiv ziua sosirii, conform legislației în vigoare.

Conform Hotărârii nr. 582/2015 pentru modificarea și completarea Hotărârii Guvernului nr.518/1995 privind unele drepturi și obligații ale personalului român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar vă informăm următoarele:

Personalului trimis în străinătate i se acordă:

1. o sumă zilnică (diurnă), în vederea acoperirii cheltuielilor de hrană, a celor mărunte uzuale,precum şi a costului transportului în interiorul localităţii în care îşi desfăşoară activitatea;
2. o sumă zilnică (indemnizaţie de cazare), în limita căreia personalul trebuie să îşi acopere cheltuielile de cazare. Prin cheltuieli de cazare se înţelege, pe lângă tarifele sau chiria plătite, şi eventualele taxe obligatorii pe plan local, precum şi costul micului dejun, atunci când acesta este inclus în tarif.

Se mai suportă în valută şi în lei, după caz, următoarele alte cheltuieli:

• costul transportului în trafic internaţional, cel între localităţile din ţara în care personalul îşi desfăşoară activitatea, precum şi pe distanţa dus-întors dintre aeroport sau gară şi locul de cazare;
• costul transportului documentaţiilor, mostrelor şi al altor materiale sau obiecte necesare îndeplinirii misiunii;
• cheltuielile medicale pentru vaccinuri şi medicamente specifice unor ţări sau localităţi cu climă greu de suportat, pentru spitalizare şi intervenţii chirurgicale în cazuri de urgenţă, stabilite de Ministerul Sănătăţii şi Familiei, precum şi cheltuielile privind asigurarea medicală a persoanelor care fac parte din delegaţiile oficiale;
• cheltuielile în legătură cu decesul în străinătate şi transportul în ţară al celor decedaţi;
• comisioanele şi taxele bancare, cheltuielile pentru obţinerea vizelor de intrare în ţările respective, de rezervare a locurilor în mijloacele de transport, taxele de aeroport,comisioanele de rezervare a camerelor de hotel şi altele asemenea.
• taxele de înscriere şi/sau de participare la congrese, conferinţe, simpozioane, seminarii,colocvii sau la alte reuniuni, precum şi la manifestări ştiinţifice, culturale, artistice, sportive şi altele asemenea, în condiţiile stabilite de organizatori.
• cheltuielile necesare achiziţionării materialelor de reprezentare, pentru a fi oferite partenerilor străini, pentru promovarea unitară a simbolurilor naţionale.

În situaţia în care partenerii externi rambursează delegaţilor, parţial sau integral, cheltuielile,aceştia au obligaţia ca la întoarcerea din deplasare să depună în contul unităţilor trimiţătoare sumele primite, dar nu mai mult decât nivelul sumelor avansate sau suportate de către aceste unităţi.  Pentru personalul trimis în străinătate, în misiuni cu caracter temporar care se deplasează pentru durate de timp care nu necesită cazare, inclusiv pe durata întregii nopţi, indemnizaţia de deplasare este formată numai din diurna. Pentru personalul trimis în străinătate, în cazul în care cheltuielile pentru cazare se suportă de către partenerii externi, indemnizaţia de deplasare este formată numai din diurna. Pentru personalul trimis în străinătate, în cazul în care cheltuielile pentru masă se suportă de către partenerii externi, indemnizaţia de deplasare este formată din 50% din diurnă şi 100% din indemnizaţia de cazare, stabilite pentru ţara în care are loc deplasarea, potrivit categoriei în care se încadrează.

Perioada pentru care se acordă diurna în valută se determină în funcţie de mijlocul de transport folosit, astfel:

1. În cazul deplasării cu avionul de la momentul decolării avionului, la plecarea în străinătate, şi momentul aterizării avionului, la sosirea în ţară, de şi pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a României;
2. În cazul deplasării cu alte mijloace de transport de la momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei de stat a României, atât la plecarea în străinătate, cât şi la înapoierea în ţară.
3. Pentru fracţiunile de timp care nu însumează 24 de ore, diurna se acordă astfel: 50% până la 12 ore şi 100% pentru perioada care depăşeşte 12 ore.

Personalul trimis în străinătate are dreptul să călătorească cu avionul sau cu trenul, și cu mijloace auto în situaţia în care cheltuielile totale ce trebuie suportate de către ministere şi celelalte unităţi trimiţătoare sunt inferioare tarifelor practicate în cazul călătoriei cu avionul.  În cazul personalului care se deplasează cu mijloace auto, inclusiv cu cele proprietate personală,unităţile trimiţătoare vor avansa sumele necesare pentru plata carburanţilor şi a lubrifianţilor,ţinând seama de consumul specific al acestora, precum şi pentru plata taxelor rutiere, de transbordare sau a altor asemenea cheltuieli, inclusiv asigurarea pentru răspunderea civilă, respectiv cartea verde. De asemenea, unităţile trimiţătoare vor avansa sumele necesare acoperirii cheltuielilor de cazare, după parcurgerea unei distanţe zilnice de minimum 500 km.

Transportul dus-întors, pe distanţa dintre aeroport sau gară şi locul de cazare, se face cu mijloacele de transport în comun sau cu taxiul.  Pentru îndeplinirea programului stabilit se pot închiria atât mijloace de transport, în vederea deplasării în grup, în interiorul ţării de destinaţie, cât şi diferite mijloace de comunicaţii, cu acordul prealabil al conducătorului unităţii trimiţătoare, decontarea cheltuielilor aferente urmând să se facă, potrivit legii, pe bază de documente justificative.

Valuta necesară pentru acoperirea unor eventuale cheltuieli neprevăzute, precum şi a celor pentru convorbiri telefonice, telex, comisioane de schimb, diferenţe de tarif la cazare şi altele asemenea,necesare îndeplinirii misiunii, se acordă în limita unei sume de până la 50% din indemnizaţia de deplasare la care are dreptul personalul.

Justificarea sumelor cheltuite în valută, cu excepţia celor reprezentând indemnizaţia de deplasare,se face pe bază de documente şi se aprobă de către conducătorii unităţilor trimiţătoare; în cazul cheltuielilor medicale este necesar şi avizul policlinicii de specialitate.

În situaţia în care în unele ţări, potrivit practicii existente pe plan local, nu se eliberează documente sau acestea sunt reţinute de către autorităţi, sumele cheltuite, cu excepţia celor reprezentând indemnizaţia de deplasare, se justifică pe bază de declaraţie dată pe propria răspundere. În ţările în care România are reprezentanţe, declaraţia se confirmă de către aceste reprezentanţe, dacă pentru obţinerea acestei confirmări nu sunt necesare cheltuieli de deplasare.

Indemnizația de deplasare (diurna și cazarea) se calculează în funcție de țara de destinație și durata deplasării, conform anexei 3 atașate mai jos (doar pentru deplasări care nu se realizează în cadrul unui proiect Erasmus+ sau alte tipuri de proiecte în care diurna e prestabilită de programul în cadrul căruia e finanțată deplasarea).